Việc có được mối quan hệ tích cực với các bên liên quan mới chỉ là điểm bắt đầu. Mục đích thực sự ở đây là khiến cho công việc được hoàn thành bằng cách tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa phòng mua hàng và các phòng ban khác. Thông tin được trao đổi một cách tự nguyện, thậm chí ngay cả khi một tổ chức giao phó nhân viên có nghĩa vụ phải trao đổi thông tin nào đó với đồng nghiệp của họ thì họ vẫn có thể giữ lại thông tin vì một mục đích nào đó. Có được mối quan hệ tốt với các bên liên quan sẽ làm giảm động cơ giữ lại thông tin và tăng tính hợp tác. Do vậy, các chuyên viên mua hàng nên biết cách trao đổi hiệu quả với các phòng ban khác. 

Để thông tin trao đổi thật đơn giản

Bộ não con người không phải là một chiếc máy tính, bạn sẽ không thể nhớ được hết tất cả những gì bạn đọc, nghe, nhìn thấy, và một ngày bộ não sẽ cảnh báo chúng ta rằng nó đang cạn kiệt. Vì vậy, đừng kỳ vọng các bên liên quan nhớ được hết những gì bạn nói. Thay vì thế, hãy khiến cho chúng trở lên đơn giản với họ và cung cấp những thông tin thực sự cần thiết. 

Để tạo thuận lợi cho môi trường giao tiếp nội bộ, nhiều tổ chức đã tiêu chuẩn hóa các từ ngữ được sử dụng. Bạn có thể nhìn thấy hiện tượng này trong các phần mềm kinh doanh. Ví dụ, một đơn đặt hàng trên hệ thống ERP sẽ được thể hiện là “đang chờ duyệt” hoặc “đã giao hàng”. Việc này sẽ giúp cho cuộc trao đổi trở lên dễ dàng hơn bởi vì những thông tin này đã đủ để tiếp tục đưa ra các hành động tiếp theo. “Đã giao hàng” có nghĩa là đơn đặt hàng đã được giao thành công, và đã đến lúc bắt đầu tiến hành thanh toán với nhà cung ứng. “Đang chờ duyệt” có nghĩa là bên quản lý chưa duyệt đơn đặt hàng này. Nếu thông báo đó không thay đổi trong một thời gian dài, thì rất có thể người quản lý đã quên phê duyệt đơn đặt hàng này, và bạn cần nhắc người quản lý đó. 

Nắm bắt phong cách của các bên liên quan

Không phải tất cả các vấn đề trong công việc đều được giải thích một cách đơn giản. Lúc này việc đơn giản hóa không còn phù hợp và cuộc trao đổi sẽ trở lên phức tạp hơn. Để trao đổi hiệu quả, bạn nên chọn đúng phong cách giao tiếp.

Trong bài viết này, phong cách có nghĩa là phương thức mà một người nắm bắt thông tin hiệu quả hơn. Một vài người thích đọc, và họ nắm bắt thông tin từ việc đọc rất tốt. Nhưng có những người lại thích nghe, họ sẽ đưa ra được quyết định tốt hơn nếu như ai đó trao đổi trực tiếp với họ. 

Phong cách giao tiếp của đồng nghiệp xung quanh bạn có thể được khám phá dần qua làm việc cùng nhau. Bạn có thể nhận biết được việc này bằng cách thử các phương pháp khác nhau. Họ có thể tóm tắt được một báo cáo dài và hỏi bạn đúng câu hỏi hay họ muốn một buổi thuyết trình với nhiều hình ảnh?

Nếu bên liên quan với bạn là người đọc tốt, hãy viết một báo cáo chi tiết. Nếu họ thích nghe, hãy gọi điện hoặc chuẩn bị một buổi thuyết trình nghiêm túc. 

Giao tiếp tốt là yếu tố làm xuôi mượt trong mọi doanh nghiệp. Điều này sẽ thúc đẩy việc đưa ra được các hành động chính xác và các vấn đề được giải quyết nhanh gọn. Đóng vai trò là một người mua hàng, đây là một kỹ năng mà bạn không nên bỏ qua.