Để hỗ trợ quản trị tốt, sự hiện diện của các chính sách là điều bắt buộc. Trong mua hàng, chính sách và hướng dẫn rõ ràng sẽ thúc đẩy sự cộng tác và các hành vi đạo đức. Cuối cùng các kết quả này sẽ cộng hưởng sức mạnh của tổ chức và nâng cao năng suất lao động. 

Trong một tổ chức bất kể quy mô như thế nào, bộ phận mua hàng nên có các chính sách sau đây:

Chính sách về vai trò và trách nhiệm của các nhân viên mua hàng

Cũng như bất kỳ phòng ban khác, mua hàng nên tận dụng việc phân công lao động. Tổ chức càng lớn, chính sách càng đóng vai trò quan trọng. Phân công lao động đảm bảo rằng, các nhân viên biết những gì mình phải làm và họ có thể có được sự trợ giúp từ những ai. Phòng mua hàng có thể phân công lao động theo 3 cách:

• Phân chia dựa trên định mức tài chính: kiểu phân chia này sẽ trả lời một câu hỏi “Ai sẽ phụ trách các đơn đặt hàng nhỏ/vừa/lớn từ các phòng ban khác”. Thông thường, dự án có chi phí càng lớn lại càng phức tạp, do đó, các nhân viên mua hàng kỳ cựu nên có trách nhiệm xem xét và gợi ý tới những bên đang có yêu cầu đặt hàng. 
• Phân chia dựa trên nhiệm vụ: Phòng mua hàng có thể phân chia công việc của mình thành các hạng mục nhỏ như phân tích nhu cầu, tìm nguồn hàng, quản lý mối quan hệ và hợp đồng, quản lý kho vận…
• Phân chia dựa trên hạng mục mua hàng: Trong một tổ chức mà mua đa dạng các dòng sản phẩm/dịch vụ, kiến thức chuyên sâu về các mảng hàng của nhân viên mua hàng có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Trong trường hợp này, việc phân chia lao động trong mua hàng nên dựa trên các ngành hàng cần mua của tổ chức. Ví dụ, công ty sản xuất xe cơ giới có thể cấu trúc phòng mua hàng qua các ngành hàng. Một số chuyên gia mua hàng chỉ tập trung vào động cơ và các phụ tùng động cơ, những người khác lại tập trung vào khung gầm. Những người này họ phụ trách tất cả các nhiệm vụ từ phân tích tới quản lý nhà cung ứng trong ngành hàng mà họ đang đảm nhiệm. 

Chính sách về hành xử của người mua hàng

Nhóm chính sách thứ hai này tập trung vào những gì mà người mua hàng nên làm trong những tình huống nhất định. Ví dụ, người mua hàng nên hành xử như nào nếu bên cung ứng tặng quà hoặc hối lộ. Các chính sách nên đưa ra các nguyên tắc và hướng dẫn trong từng tình huống cụ thể.

Ví dụ của nhóm này là các chính sách về xung đột lợi ích, quà tặng…

Chính sách về xã hội và mua hàng có trách nhiệm

Mua hàng có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để lan tỏa các giá trị xã hội của tổ chức. Các tổ chức đang thực hiện chính sách về trách nhiệm xã hội doanh nghiệp (CSR) cũng nên hướng dẫn mua hàng cách thức tìm nguồn hàng và mua hàng có đạo đức và trách nhiệm. Các chính sách này bao gồm việc bên mua hàng hỗ trợ tìm nguồn hàng từ những nhà cung ứng địa phương, quy trình hỗ trợ các doanh nghiệp từ nhóm dân tộc thiểu số

Các chính sách về quan hệ với nhà cung ứng

Quản lý mối quan hệ với nhà cung ứng là một phần trong công việc hàng ngày của bên mua hàng. Tổ chức nên có các tiêu chuẩn về cách tiếp cận và giao tiếp với nhà cung ứng. Các chính sách cũng có thể bao gồm quy trình kiểm tra nhà cung ứng và trao đổi các vấn đề khó (như các vấn đề về lao động) với các bên cung ứng.