Các chính sách và hướng dẫn rõ ràng

Mặc dù cơ chế “kiểm tra và cân bằng” đóng một vai trò quan trọng nhưng hoạt động này chưa đủ. Một tổ chức nên tự xây dựng nguyên tắc về hối lộ và tham nhũng cho riêng mình. Các nguyên tắc này nên được viết thành văn bản, được gọi là chính sách. Chính sách nên đi kèm hướng dẫn thực hiện. Các kiểm soát viên dựa vào các chính sách và hướng dẫn này để báo cáo các sai phạm của nhân viên trong tổ chức. Nếu không có ranh giới rõ ràng giữa đúng vài sai, mọi hành vi đều được coi là đúng. 

Có 3 chính sách cốt yếu về phòng chống tham nhũng và hối lộ:

• Chính sách về quà tặng: chính sách này nên vạch ra các mức độ giá trị của quà tặng mà một nhân viên có thể được nhận từ các bên liên quan và quy trình để nhận những quà tặng đó. Thông thường, tất cả các quà tặng cho một người vì họ đang nắm giữ vị trí đó phải bị từ chối. Nếu như một nhân viên không từ chối được món quà đó vì hoàn cảnh khách quan, người đó phải ghi chép lại và báo cáo với người quản lý trực tiếp và ban kiểm soát/chuyên viên quản lý rủi ro.
• Xung đột lợi ích: chính sách này đưa ra các nguyên tắc về cách thức một nhân viên nên thực hiện khi họ đứng trước một tình huống xung đột lợi ích. Thông thường, họ phải làm rõ mối quan hệ của mình với các bên liên quan và hoàn toàn rút lui khỏi trường hợp đó.
• Minh bạch và lưu trữ hồ sơ: các chính sách này sẽ vạch ra các tài liệu cần phải được lưu trữ cho việc hậu kiểm.

Đào tạo nhân viên

Cuối cùng, đạo đức của nhân viên cũng không kém phần quan trọng so với cơ chế “kiểm tra và cân bằng”, chính sách. Thật may là, đạo đức có thể được rèn giũa. 

Các lãnh đạo tổ chức nên phát triển văn hóa về sự tin tưởng và minh bạch. Từ đó, một nhân viên có thể học hỏi các hành động mang tính đạo đức từ chính lãnh đạo và đồng nghiệp của mình. Hơn nữa, bất kỳ tổ chức nào cũng có thể hỗ trợ nhân viên của mình hoàn thành chứng chỉ về đạo đức trên website của CIPS