Đúng chất lượng

Đúng chất lượng nghĩa là phù hợp với mục đích (fit for purpose). Một sản phẩm/dịch vụ mua vào phải giải quyết được đúng vấn đề mà bên mua hàng muốn. Sẽ là không phù hợp nếu sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng được mục đích đó. 

Đầu tiên, điều cần thiết nhất để đạt được đúng chất lượng là cần có tư duy giải quyết vấn đề. Bạn cần nhìn vào vấn đề, xác định nguyên nhân gốc rễ và tìm ra giải pháp cho chúng. Giải pháp có thể tự làm hoặc mua từ những nhà cung ứng bên ngoài.

Trong cả hai lựa chọn: tự làm hoặc mua ngoài, các giải pháp đó phải được trao đổi với tất cả các bên liên quan. Chúng nên được viết ra chi tiết dưới dạng văn bản, được gọi là bản chỉ định đặt hàng. Bản tài liệu này luôn là hòn đá tảng của bất cứ hoạt động mua hàng nào. 

Nhưng việc xây dựng bản chỉ định đặt hàng không phải là một nhiệm vụ dễ dàng đối với phòng mua hàng. Nó yêu cầu một lượng kiến thức về kỹ thuật lớn và chuyên môn sâu từ các lĩnh vực khác nhau. Ở nhiều công ty, phòng mua hàng sẽ để các phòng ban khác xây dựng bản chỉ định đặt hàng. Nhưng việc này không được khuyến khích. Một hoạt động quan trọng như viết bản chỉ định đặt hàng nên mang tính tập thể thay vì cá nhân. Thỉnh thoảng, một tổ chức không thể xây dựng được bản chỉ định đặt hàng, nhưng họ có thể yêu cầu sự giúp đỡ từ các chuyên gia như các nhà tư vấn hoặc ngay chính những nhà cung ứng tiềm năng. Một chuyên viên mua hàng phải học cách làm việc hợp tác với các đồng nghiệp và nhà cung ứng của mình. Kỹ năng mềm này thường được yêu cầu bởi những nhà tuyển dụng ngày nay.