Chi phí và giá cả là những chủ đề được tranh luận nảy lửa nhất khi đội ngũ mua hàng và bên cung ứng đàm phán với nhau. Soạn thảo phụ lục giá phù hợp sẽ khiến nhà cung ứng tập trung nhiều hơn vào việc quản lý chi phí thay vì tạo ra những chi phí không cần thiết. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ nghiên cứu một vài phương thức tính giá khác nhau, khi nào bạn nên áp dụng chúng và cách quản lý việc thực hiện của nhà cung ứng đối với từng phương thức. 

Bảng liệt kê giá

Bảng liệt kê giá là một phụ lục tại đó giá đơn vị của từng sản phẩm sẽ được đưa ra. Tổng mức giá sẽ được tính toán bằng cách tính tổng giá các đơn vị được sử dụng trong dự án.

Bảng liệt kê giá được sử dụng phổ biến trong các hợp đồng dịch vụ chuyên môn (như dịch vụ tư vấn hoặc dịch vụ pháp lý) dưới dạng tính giá theo giờ và các hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng.

Bất lợi lớn nhất của việc sử dụng bảng liệt kê giá là người cung cấp dịch vụ không có động cơ để giới hạn và kiểm soát chi tiêu. Nếu người mua hàng để bên cung ứng tự do thực hiện, rất có thể bên cung ứng sẽ thực hiện một vài phần việc không cần thiết hoặc kéo dài dự án. Từ đó bên mua hàng sẽ phải chịu chi phí cao hơn. Để kiểm soát được việc này, người mua hàng nên:

•  Nghiên cứu kỹ phạm vi dự án;
• Tham khảo mức giá thị trường của các sản phẩm, dịch vụ được sử dụng trong dự án;
• Yêu cầu bên cung ứng bảo đảm hoặc mua các gói bảo hiểm phù hợp;
• Làm rõ với bên cung ứng dịch vụ rằng họ nên đóng góp giá trị ngang bằng với mức giá đã được thống nhất giữa hai bên. Nếu kết quả thực tế có chi phí cao hơn với mức giá đã được định sẵn từ trước, phần sản phẩm/dịch vụ trội lên đó sẽ được tính với mức giá khác, thường với mức giá thấp hơn. 

Hợp đồng giá cố định

Mức giá cố định rất phổ biến trong mua hàng hóa và dịch vụ. Loại phương thức tính giá này được sử dụng nhiều nhất trong các hợp đồng mua hàng hóa một lần hay các dịch vụ ngắn hạn. 

Vì mức giá trong hợp đồng đã được cố định, bên mua hàng sẽ dễ dàng xác định được mức ngân sách cần bỏ ra. Tuy nhiên, rủi ro của việc chi tiêu vượt mức vẫn còn nếu như hàng hóa/dịch vụ đó không đáp ứng chính xác nhu cầu bên mua hàng đã đưa ra trong bản chỉ định đặt hàng. Vì vậy, việc kiểm tra nên là một phần trong hợp đồng giá cố định

Hợp đồng giá biến đổi

Hợp đồng giá biến đổi là hợp đồng mà tại đó giá hàng hóa thay đổi định kỳ dựa trên chỉ số tính giá do bên thứ ba công bố. Loại hợp đồng này có thể áp dụng đối với việc cung ứng dài hạn nguyên vật liệu và phụ tùng.

Thông thường các bên sẽ thống nhất chung một công thức tính giá để tính toán mức giá đơn vị phải trả. Ví dụ, trong hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu thô, bên mua hàng và cung ứng đồng ý tính toán các mức giá đơn vị vào mỗi cuối tháng theo công thức sau:

U = U0 * k

Trong đó:

U: mức giá đơn vị phải trả trong từng đợt

U0: mức giá đơn vị gốc

k: hệ số

k được tính như sau:

k = PPIn / PPI0

Trong đó:

PPIn là chỉ số giá sản xuất được công bố bởi Tổng cục Thống kê vào tháng thứ n của hợp đồng

PPI0 là chỉ số giá sản xuất gốc được công bố bởi Tổng cục Thống kê vào tháng đầu tiên của hợp đồng

Mức giá biến đổi luôn cố gắng để cân bằng lợi ích giữa hai bên mua hàng và cung ứng. Bên mua hàng có thể có được mức giá có lợi thế khi giá thị trường giảm. Ngược lại, họ có thể phải gánh chịu mức giá cao khi giá thị trường tăng. Lập dự toán ngân sách đối với hợp đồng giá biến đổi sẽ không dễ dàng như loại hợp đồng giá cố định. Người mua hàng phải dự báo xu hướng thị trường và định vị ngân sách theo đó. Vì vậy, để quản lý loại hợp đồng này, kiến thức về thị trường và xu hướng thị trường là rất cần thiết. Tổ chức mua hàng nên tuyển người có chuyên môn về thị trường khi phải quản lý dạng hợp đồng này.