Một vài lỗi phổ biến đã được xác định là nhân tố cản trở sự thành công của các chuyên viên mua hàng trong chính tổ chức của họ. Phó chủ tịch của công ty GEP tư vấn về mua hàng và chuỗi cung ứng, ông Mudit Kumar đã chứng kiến các công ty toàn cầu đẩy nhanh sự đầu tư vào chức năng mua hàng nhằm xây dựng sự bền vững, linh hoạt và giảm thiểu rủi ro trong cung ứng. Tuy nhiên, trong sự gấp gáp để thích nghi với thực tế thị trường, có chuyên viên mua hàng dễ gặp phải một vài sai lầm phổ biến. Sau đây là 5 sai lầm phổ biến mà Kumar đưa ra. 

• Không tương thích với tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của công ty

Kumar chia sẻ rằng, giữa các ngành công nghiệp có sự khác biệt một chút, nhưng nhìn chung có 3 bước đội ngũ mua hàng nên nắm bắt để tránh thất bại trong việc tương thích với các mục tiêu chiến lược của công ty. Đầu tiên, đánh giá nhu cầu cốt lõi của doanh nghiệp, đưa các mục tiêu mua hàng gắn với thẩm quyền doanh nghiệp rộng hơn. Ngay lúc này, nhiều tổ chức rơi vào tình trạng khó khăn do đại dịch COVID-19 như ngành bán lẻ và dầu khí đang cấu trúc lại cơ sở chi phí một cách quyết liệt. Các công ty thực phẩm và hàng tiêu dùng đã phát triển mạnh mẽ trong suốt 12 tháng qua, họ cũng đang tìm kiếm nhiều nguồn đầu tư để thúc đẩy sự phát triển hơn nữa. 

Tiếp đến, các công ty phải đưa ra cơ sở cho phần trăm chi tiêu đang được quản lý bởi mua hàng và phân tích được lý do cho việc bội chi của bên mua hàng. 

Cuối cùng, theo dõi và phát triển con đường hướng tới tăng giá trị của mua hàng thông qua các chỉ số đo lường, như chi tiêu dưới sự giám sát. 

• Giảm sự linh hoạt của tổ chức và gây hại tới doanh nghiệp

Kumar cho rằng, mua hàng thường đánh đồng giá trị của doanh nghiệp với tiết kiệm chi phí, và đây là sai lầm cơ bản nhất trong cách tiếp cận.

Tập trung vào tiết kiệm đã hạn chế mua hàng với lối suy nghĩ một chiều, gây ra sự xói mòn niềm tin và tính hợp tác với các lãnh đạo doanh nghiệp. Thay vì như vậy, hãy xây dựng sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của doanh nghiệp và các bên thứ 3 để đạt được các mục tiêu. Phần lớn các công ty  tập trung vào các kết quả đầu ra như tăng trưởng, sáng tạo hay khả năng duy trì kinh doanh. Hãy chỉ tập trung vào chi phí đối với việc mua sắm các hàng hóa ít quan trọng. 

• Làm ban điều hành mất hứng

Một lỗi bên mua hàng thường gây ra là lạm dụng “tiếng nói mua hàng” để trao đổi về tìm nguồn hàng, chỉ số đo lường trong mua hàng và quy trình mua hàng. Thay vì đó, mua hàng nên trao đổi với ban điều hành về những giá trị họ đang tạo ra. Điều mấu chốt ở đây là hãy luôn đảm bảo mục tiêu đầu ra của mua hàng gắn chặt với mục tiêu của doanh nghiệp. 

Ví dụ, khi mua hàng nói về tiết kiệm chi phí, những nội dung này nên được chuyển thành các mục tiêu của ban điều hành để cả hai bên hiểu nhau hơn. 

• Hứa suông, không thực hiện được và tăng tính quan liêu

Các chuyên viên mua hàng thường xa lầy vào các quy trình mà không đem lại giá trị cho doanh nghiệp. 

• Làm rối loạn việc tự động hóa

Việc mua hàng tập trung quá nhiều vào tự động hóa có thể gây hại đáng kể tới tổ chức, hơn là đem lại mục tiêu hiệu quả trong công việc. 

Đầu tiên, việc này xảy ra vì mua hàng tự động hóa những quy trình vốn đã không hiệu quả. Nó không làm cải thiện kết quả kinh doanh, và sự không hiệu quả này lại nằm ngay trong những giải pháp công nghệ đó. 

Thứ hai, mua hàng không chú ý tới sự thay đổi của tổ chức. Khi áp dụng công nghệ mới, một tổ chức luôn cần thời gian thích nghi với giải pháp đó. 

Cuối cùng, nếu mua hàng chỉ tập trung vào cách tiếp cận hạn hẹp về tự động hóa, các dự báo về hiệu suất cũng như hiệu quả tài chính sẽ không thể chính xác.