Quản lý công suất hiệu quả có tầm quan trọng khá lớn đối với việc quản lý chi phí của một tổ chức. Tuy vậy, quản lý công suất phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng để quyết định sản lượng cần có. Trong khi đó, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu khách hàng khiến cho việc dự báo chính xác gần như bất khả thi. Do vậy, quản lý công suất nên hướng đến sự linh hoạt. Những biện pháp chúng tôi gợi ý dưới đây có thể giúp bạn quản lý công suất của doanh nghiệp mình linh hoạt hơn.

Đa kỹ năng

Lao động đa kỹ năng là những người được đào tạo nhiều hơn một lĩnh vực trong doanh nghiệp. Trong môi trường sản xuất, lao động đa kỹ năng được đào tạo tất cả các khía cạnh xoay quanh công việc xây dựng một sản phẩm cũng như khả năng thực hiện kiểm soát chất lượng. Dưới đây là một vài lợi ích khi một doanh nghiệp sử dụng lực lượng lao động đa kỹ năng.

Tính linh hoạt

Một công ty với hàng loạt nhân viên có thể thực hiện đa nhiệm sẽ tạo ra một lực lượng lao động linh hoạt, điều này giúp người chủ lao động dễ dàng lên lịch và sắp xếp nhân công để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp tốt nhất. Người lao động có khả năng thay thế cho những nhân viên khác vắng mặt và làm việc tại bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp đang cần thêm nhân lực tại bất kỳ khoảng thời gian nào. Điều này cho phép người chủ lao động duy trì được cường độ sản xuất dưới nhiều hoàn cảnh khác nhau, tránh để tình trạng lao động nhàn rỗi và không tối đa hóa lợi nhuận. 

Giảm chi phí lao động

Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa số lượng lao động cần thiết để vận hành doanh nghiệp. Những người lao động mà chỉ có kỹ năng trong một lĩnh vực duy nhất sẽ rơi vào tình trạng chờ đợi khi công việc chưa có sẵn. Lực lượng lao động đa kỹ năng có khả năng quản lý khối lượng công việc một cách linh hoạt thay vì rơi vào trình trạng bị động, chờ đợi công việc đến với mình. 

Tăng cường sự gắn kết

Lao động đa kỹ năng sẽ không bị đe dọa bởi sự lỗi thời khi công nghệ mới làm thay đổi phương thức sản xuất, bởi vì người lao động đã quen với việc học các kỹ năng mới một cách thường xuyên để đáp ứng sự thay đổi trong sản xuất. Điều này giúp duy trì và cải thiện năng suất lao động, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên của doanh nghiệp. 

Sử dụng các hợp đồng lao động linh hoạt hoặc thuê lao động từ các công ty dịch vụ

Có khả năng gia tăng lực lượng lao động trong một thời gian ngắn là chìa khóa để gia tăng công suất. Sử dụng lực lượng lao động từ các công ty dịch vụ cũng như các hợp đồng lao động linh hoạt giúp doanh nghiệp ứng phó với các tình huống đột biến trong nhu cầu mà vẫn đảm bảo hiệu quả chi phí. Làm thêm giờ cũng được coi là một cách khác phổ biến để đáp ứng những giai đoạn cao điểm trong sản xuất. 

Tăng công suất dựa vào thuê ngoài

Nhu cầu của doanh nghiệp thường được đáp ứng bằng cách tận dụng nguồn lực nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi có sự thay đổi đột biến trong nhu cầu và công suất sản xuất, doanh nghiệp sẽ cần nhiều nguồn lực hơn. Nếu như có giải pháp thuê ngoài, doanh nghiệp có thể duy trì phát triển mà không phải đầu tư thêm vào các nguồn lực, máy móc, trang thiết bị cũng như không phải giảm thiểu khả năng năng đáp ứng nhu cầu đơn hàng. 

Lên lịch linh hoạt cho việc sử dụng tài sản

Thay vì một tài sản chỉ sử dụng cho một mục đích nhất định, doanh nghiệp nên tận dụng các tài sản đó vào các mục đích khác nhau để kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Tận dụng công suất 24/7

Trong nhiều tổ chức, đặc biệt tại các bệnh viện, các tài sản, như phòng phẫu thuật thường được sử dụng ít hơn 50% thời gian sử dụng, phần lớn đều dưới mức công suất tối đa. Nếu thời gian sử dụng được mở rộng thì công suất cũng tăng theo. Điều này cũng tương tự với hình thức “chỗ ngồi linh hoạt” khi ở đó không gian (công suất) được tận dụng tối đa. 

Tự động hóa

Nếu được sử dụng một cách phù hợp, tự động hóa cũng là một trong các nguồn để linh hoạt công suất. Ví dụ, việc cung cấp các quầy tự phục vụ tại các siêu thị giúp cải thiện tốc độ và lượt ra vào của khách hàng.

Đối với lĩnh vực sản xuất, các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng các hệ thống quản lý nguồn lực (MRP, ERP) để tính toán và lập kế hoạch, đáp ứng nhu cầu được dự báo trước. Trong các hệ thống này, người sử dùng nhập số liệu về kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu được dự báo, cơ cấu nguyên vật liệu của sản phẩm và tình trạng kho, phần mềm sẽ tính toán ra số lượng và thời điểm mua vào đối với nguyên vật liệu và phụ kiện. Cho dù số liệu dự báo có thay đổi, việc sửa đổi kế hoạch trên hệ thống vẫn tương đối đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Người dùng cũng có thể giả lập các tình huống trên phần mềm và lập kế hoạch với từng tình huống cụ thể.

Bên cạnh đó, hệ thống ERP cũng có phân hệ quản lý công suất (Capacity Requirements Planning – CRP). Phân hệ này so sánh giữa công suất thực tế hiện tại của doanh nghiệp với kế hoạch sản xuất để đề xuất doanh nghiệp có nên mở rộng công suất hay không.