Tại sao mua hàng cần quan tâm tới quản lý công suất?
Trong mua hàng và cung ứng, quản lý công suất là vấn đề mà chúng ta không nên bỏ qua. Quản lý công suất tốt sẽ thúc đẩy doanh nghiệp đạt được tính kinh tế theo quy mô và giảm sự lãng phí. Ở một khía cạnh khác, quản lý công suất một cách linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được các cơ hội thị trường và mở rộng thị phần.
Vậy thế nào là công suất? Người mua hàng nên quản lý công suất như nào?
Bạn có thể bắt gặp từ “công suất” ở nhiều các bài viết khác nhau. Ví dụ như:
- Một nhà máy năng lượng có công suất tạo ra 2GWh/năm
- Một khách sạn có thể phục vụ 100 khách trên 1 giờ
- Một sân bay có công suất phục vụ 2 triệu hành khách trên 1 năm
Ví dụ trên đây là 3 tổ chức khác nhau, họ đều có những giới hạn về đầu ra được sản xuất trong một khoảng thời gian (giờ, ngày, tháng, năm…). Sản lượng được tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định được gọi là công suất. Các nhà kinh tế học đã phân biệt 3 loại công suất khác nhau:
- Công suất thiết kế: là sản lượng đầu ra tối đa có thể đạt được trong một khoảng thời gian dưới điều kiện lý tưởng (ví dụ: máy móc hoạt động 24/7 mà không bị ngừng trệ bởi sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng)
- Công suất hiệu quả: là sản lượng đầu ta tối đa có thể đạt được trong một khoảng thời gian dưới điều kiện hạn chế vận hành hiện tại
- Công suất thực là kết quả thực được tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định.
Quản lý công suất hướng tới việc đưa công suất thực lại gần với công suất thiết kế và công suất hiệu quả bằng việc tận dụng các nguồn lực hiện tại bao gồm lao động, trang thiết bị và nguyên vật liệu. Thách thức trong việc quản lý công suất là làm cách nào để tối đa hóa sản lượng nhưng không bị lỗ.
Tại sao mua hàng cần biết về quản lý công suất?
Quản lý công suất là một trong các cách để tối đa hóa lợi nhuận và giảm chi phí trên một đơn vị được sản xuất ra. Khi sản lượng thực đạt tới mức tối ưu, sự lãng phí trong vận hành được tối giảm.
Mua hàng là một chức năng có đóng góp to lớn tới quản lý công suất. Nếu phòng mua hàng biết được công suất của doanh nghiệp mình và lập kế hoạch công suất, họ có thể xây dựng kế hoạch và trao đổi với nhà cung ứng để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa/dịch vụ đúng thời gian. Thuê ngoài cũng là một cách để tăng công suất trong ngắn hạn. Tuy nhiên, thuê ngoài cũng có những rủi ro nội tại của nó, như chất lượng không tốt như kỳ vọng. Thêm nữa, để đảm bảo công suất hiệu quả, mua hàng phải kiểm soát được hiệu quả thực hiện của nhà cung ứng.
Chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp hơn, việc hiểu công suất của các nhà cung ứng chủ chốt cũng không kém phần quan trọng so với công suất của chính tổ chức mua hàng. Ví dụ, nếu số lượng đơn đặt hàng của doanh nghiệp bạn tăng 20% so với quý trước, tại mức đơn đặt hàng này công suất doanh nghiệp của bạn đáp ứng được. Sau đó, bạn phải thực hiện mua nguyên vật liệu với số lượng tăng lên 24% từ nhà cung ứng chủ lực. Nếu nhà cung ứng không đủ năng lực để đáp ứng đơn đặt hàng này của bạn do thiếu hụt công suất, dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp bạn có thể bị ngừng trệ do khan hiếm nguyên vật liệu, kết quả là doanh nghiệp bạn có thể mất cơ hội để tăng doanh thu.
Tình huống trên mô tả tầm quan trong của việc quản lý công suất trong chuỗi cung ứng. Đây là lĩnh vực mà các chuyên viên mua hàng phải chú ý để tránh tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng.
Cuối cùng, bất cứ tổ chức nào yếu kém trong quản lý công suất sẽ phải gánh chịu sự thất thoát doanh thu vì đơn đặt hàng không được đáp ứng, khách hàng không hài lòng và giảm sút thị phần.