Việc xác định các bên liên quan tới quy trình mua hàng và cung ứng đóng vai trò rất quan trọng. Các chuyên viên mua hàng cần xác định và lập hồ sơ các bên liên quan để biết được rằng các bên liên quan bị tác động hoặc tác động tới doanh nghiệp như nào. Thực tế rằng, các bên liên quan khác nhau có những sự quan tâm, ưu tiên khác nhau, điều này thường dẫn tới sự xung đột. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất muốn tối đa hóa lợi nhuận của họ bằng việc đồng thời tăng doanh thu và giảm tổng chi phí (chi phí sản xuất, chi phí xử lý rác thải..). Tuy nhiên, cộng đồng dân cư sống xung quanh tổ chức này lại băn khoăn về chất lượng môi trường sống của họ nên chính cộng đồng dân cư sẽ có những ảnh hưởng nhất định nên lượng rác thải mà doanh nghiệp xả thải ra môi trường hàng ngày.

Đôi khi các doanh nghiệp thường không chú ý đến các bên liên quan trong và ngoài tổ chức, điều này thường dẫn tới sự xung đột. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tìm cách để cân bằng các ưu tiên khác nhau của các bên liên quan. Ma trận Mendelow là một công cụ được sử dụng để phân nhóm các bên liên quan. Ma trận này cân nhắc 2 nhân tố:

1. Mức độ yêu thích của bên liên quan tới một dự án (The level of Interest)
2. Tầm ảnh hưởng của bên liên quan tới một dự án (The level of Power)

Hiểu về mức độ yêu thích (the Interest) và tầm ảnh hưởng (the Power)

• Tầm ảnh hưởng

Tầm ảnh hưởng là khả năng của các các nhân hoặc các tổ chức thuyết phục, xui khiến, ép buộc những người khác thực hiện những hành vi nhất định. Trong một dự án mua hàng, các bên liên quan là những người có khả năng ảnh hưởng đến các hoạt động mua hàng của tổ chức.

• Mức độ yêu thích

Mức độ yêu thích là khả năng các bên liên quan sẽ sử dụng tầm ảnh hưởng của họ, về cơ bản đó chính là độ lớn của động lực để họ làm việc đó.

Việc xác định mức độ ảnh hưởng và mức độ yêu thích của các bên liên quan tương đối phức tạp. Để đối mặt với việc này, các chuyên viên mua hàng nên chuẩn bị hồ sơ thông tin về các bên liên quan, điều này giúp cho người mua hàng có được sự hiểu biết nhất định về các bên liên quan này. Người mua hàng có thể tìm các thông tin về họ bằng nhiều cách khác nhau như khảo sát, hội thoại trực tiếp, Internet, nghiên cứu tài liệu…Một sự hiểu biết sâu rộng về các bên liên quan sẽ giúp các chuyên viên mua hàng đưa ra được các giải pháp thỏa mãn tất cả các ưu tiên khác nhau.

Ma trận Mendelow bao gồm 4 góc phần tư đại diện cho 4 nhóm bên liên quan khác nhau:

1. Mức độ yêu thích cao, tầm ảnh hưởng lớn: nhóm này được coi là những người chơi chính vì vâỵ doanh nghiệp cần gắn kết chặt chẽ với họ
2. Mức độ yêu thích cao, tầm ảnh hưởng thấp: nhóm này có mức độ yêu thích lớn với dự án, tuy nhiên họ thường không có mức độ ảnh hưởng lớn tới dự án. Người mua hàng nên tiếp cận nhóm này bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ tới họ
3. Mức độ yêu thích thấp, tầm ảnh hưởng lớn: nhóm này có tiềm năng dịch chuyển lên nhóm “mức độ yêu thích cao, tầm ảnh hưởng lớn”, vì vậy người mua hàng nên thỏa mãn họ. Khi các nhu cầu đã được thỏa mãn, nhóm này sẽ ít có hứng thú hơn và hạn chế sử dụng quyền năng của mình để gây ảnh hưởng
4. Mức độ yêu thích thấp, tầm ảnh hưởng thấp: nhóm này là những đối tượng ít quan trọng nhất nhưng vẫn đóng vai trò quan trọng với tổ chức. Nếu không gắn kết với họ, các hoạt động của tổ chức có thể bị ngừng trệ. Nhóm này có thể là những bên cung ứng nhỏ hoặc các khách hàng nhỏ. Tuy nhiên, tổ chức nên cập nhật với họ về những thay đổi đang và sẽ diễn ra để họ cảm thấy mình được tôn trong và gắn kết.

Tài liệu tham khảo:

• CIPS L2M3 study guide – Stakeholder Relationships
• Mendelow’s matrix – Zerite Network
• Mendelow’s matrix – Bizzle Dizzle