Mua hàng không chỉ phụ trách việc tìm nguồn hàng, mà còn phụ trách mối quan hệ với các nhà cung ứng, quản lý hợp đồng và quản lý tài sản. Việc nhận hàng hóa và dịch vụ nghe có vẻ đơn giản nhưng là lại là bước đầu tiên kiểm tra năng lực thực hiện của nhà cung ứng. Trong bài viết này, chúng tôi gợi ý một quy trình đơn giản đối với việc nhận hàng hóa/dịch vụ và lưu lại hiệu quả hoạt động của nhà cung ứng.

Nhận hàng hóa

Một tổ chức có thể mua hàng hóa cho việc tiêu dùng trực tiếp (ví dụ như khay mực cho máy phô tô) hoặc để dự trữ. Trong cả hai cách này, quy trình nhận hàng đều không có nhiều sự khác biệt. 

Trước bất cứ hoạt động nhận hàng nào, tổ chức nên chỉ định một người nhận hàng. Một chuyên viên mua hàng hay một nhân viên từ phòng ban sử dụng sản phẩm/dịch vụ đó hoặc một nhân viên kho có thể đảm nhiệm vị trí này. Người nhận hàng phải nắm chắc được lịch trình vận chuyển. 

Sau đó, đội ngũ lái xe của nhà cung ứng hay hãng vận chuyển sẽ vận chuyển tới địa điểm của bên mua hàng. Tại thời điểm giao hàng, người nhận hàng phải có mặt. Đầu tiên, người nhận hàng phải yêu cầu tài xế đưa ra các chứng từ liên quan bao gồm phiếu giao hàng và đơn đặt hàng. Người nhận hàng phải đối chiếu chéo thông tin giữa phiếu giao hàng và đơn đặt hàng mà người nhận hàng đang giữ như số lượng, ngày tháng giờ, mô tả hàng hóa…

Bây giờ người nhận hàng quan sát quy trình dỡ hàng, đếm và kiểm tra hàng hóa. Trong đa số trường hợp, việc kiểm tra chi tiết sẽ không được thực hiện ngay nên người nhận hàng có thể kiểm tra qua bao bì và ghi lại những lỗi mà mình nhìn ra như vết xước hoặc ẩm ướt. Việc kiểm tra chi tiết hơn sẽ được thực hiện sau bởi đội ngũ kiểm tra chất lượng chuyên môn.

Cuối cùng, người nhận hàng phải ký vào giấy nhận hàng và giữ lại một bản. Bản đã ký sẽ được gửi lại cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán.

Đừng quên nhập thông tin nhận hàng vào hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý kho. Chúng tôi gợi ý sử dụng phần mềm ERP bởi vì dữ liệu được nhập vào có thể sử dụng cho quá trình thanh toán và quản lý hoạt động nhà cung ứng. 

Nhận dịch vụ

Không như hàng hóa, dịch vụ mang tính vô hình và tiêu hao ngay, điều đó có nghĩa là dịch vụ được sản xuất và tiêu thụ đồng thời. Một tổ chức có thể mua dịch vụ như du lịch, đào tạo, bảo trì, tư vấn…nhiều tương đương với việc mua hàng hóa

Dịch vụ không được coi là giao nhận xong cho tới thời điểm nhà cung ứng hoàn thành xong toàn bộ công việc của mình. Vì vậy, biên bản nghiệm thu dịch vụ chỉ được ký khi dịch vụ đã được thực hiện xong hoàn toàn bởi nhà cung ứng. Thông thường người nhận hàng (thường là người sử dụng) và bên cung ứng sẽ cùng ký vào biên bản nghiệm thu dịch vụ. 

Đôi khi, dịch vụ cũng cần được kiểm tra chất lượng như dịch vụ bảo trì.  Một dịch vụ được coi là đã hoàn thành chỉ khi chuyên viên kiểm tra chất lượng thẩm định và đồng ý với các tiêu chuẩn chất lượng đã được thỏa thuận trước đó giữa hai bên. Trong trường hợp này, chuyên viên kiểm tra chất lượng cũng cần ký vào biên bản nghiệm thu.