Đối với chuyên viên mua hàng, việc đạt được 5 cái đúng trong mua hàng là mục tiêu chủ chốt. Hiểu 5 cái đúng là một việc nhưng áp dụng chúng vào trong công việc hàng ngày là một câu chuyện khác. Việc này yêu cầu người mua hàng phải tinh thông một vài kỹ năng. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ không đi sâu vào giải thích các khái niệm nhưng sẽ đưa ra chi tiết các kỹ năng mà người mua hàng cần có để nhận biết 5 cái đúng này. 

Trước khi đi vào chi tiết, chúng tôi muốn nhắc lại một chút về 5 cái đúng trong mua hàng. 5 cái đúng bao gồm: đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời gian, đúng địa điểm và đúng mức giá. Mỗi một lần mua hàng nên thỏa mãn những điều sau đây:

• Việc mua hàng cần đúng số lượng. Nếu bạn mua thừa hoặc thiếu so với mức yêu cầu, sẽ có một vài vấn đề xảy ra. Với việc mua thừa, công ty của bạn sẽ phải chịu thêm chi phí tồn kho những sản phẩm dư thừa và đối mặt với nguy cơ các sản phẩm đó sẽ bị quá hạn. Đối với mua thiếu, việc sản xuất của công ty bạn có thể bị ngừng trệ vì thiếu nguyên vật liệu hoặc khách hàng sẽ không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng bên bạn.
• Việc mua hàng cần đúng chất lượng, hay nói cách khách, cần đáp ứng đúng mục đích. Sản phẩm đó phải giải quyết được vấn đề mà bạn muốn nó giải quyết. Ví dụ, khi công ty bạn mua một hệ thống ERP, bạn muốn phần mềm này tạo sự thuận tiện trong việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban và tập hợp các dữ liệu kinh doanh để hỗ trợ bạn lập kế hoạch tốt hơn. Nếu như chất lượng được đáp ứng cao hơn mức kỳ vọng, doanh nghiệp của bạn có thể phải chịu thêm nhiều chi phí cho những chức năng không cần thiết. Nếu chất lượng dưới mức kỳ vọng, khả năng cao sản phẩm đó không giải quyết được vấn đề mà bạn đang cần.
• Việc mua hàng cần được đưa tới đúng thời điểm. Một lần nữa, việc vận chuyển sớm hoặc trễ hơn sẽ khiến doanh nghiệp của bạn chịu thêm nhiều chi phí.
• Việc mua hàng cần được vận chuyển tới đúng địa điểm. Vận chuyển sai địa điểm có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng tới sản xuất và mức độ dịch vụ bên bạn với khách hàng
• Hàng hóa/dịch vụ cần được mua đúng giá. Mức giá ở đây là tổng chi phí sở hữu bao gồm tổng chi phí mua vào, lắp đặt, vận hành, bảo trì và tháo dỡ. Đúng giá là việc mua hàng hóa đúng chất lượng tại mức giá tối ưu.