Các chính sách và hướng dẫn rõ ràng Mặc dù cơ chế “kiểm tra và cân bằng” đóng một vai trò quan trọng nhưng hoạt động này chưa đủ. Một tổ chức nên tự xây dựng nguyên tắc về hối lộ và tham nhũng cho riêng mình. Các nguyên tắc này nên được viết thành văn bản, được gọi là chính sách. Chính sách nên đi kèm hướng dẫn thực hiện. Các kiểm soát viên dựa vào các chính sách và hướng dẫn này để báo…
Mua hàng là một bộ phận có rủi ro về tham nhũng cao. Rủi ro này có thể xảy ra ở bất cứ khu vực nào, khu vực công, tư hay phi lợi nhuận. Nếu không được kiểm soát, tham nhũng sẽ trở thành văn hóa trong tổ chức và rất khó để loại bỏ. Tham nhũng đe doạ niềm tin trong một tổ chức, từ đó gây ra sự yếu kém trong cộng tác và giảm năng suất lao động. Phòng chống tham nhũng là trọng tâm trong nội…
Việc có được mối quan hệ tích cực với các bên liên quan mới chỉ là điểm bắt đầu. Mục đích thực sự ở đây là khiến cho công việc được hoàn thành bằng cách tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa phòng mua hàng và các phòng ban khác. Thông tin được trao đổi một cách tự nguyện, thậm chí ngay cả khi một tổ chức giao phó nhân viên có nghĩa vụ phải trao đổi thông tin nào đó…
Việc quản lý các bên liên quan là một phần quan trọng trong hoạt động mua hàng. Một chuyên viên mua hàng hiếm khi chỉ dùng ngân sách để mua cho chính phòng mua hàng, mà còn đáp ứng nhu cầu của các phòng ban khác. Việc có mối quan hệ tốt với các bên liên quan khác trong nội bộ sẽ tạo thuận lợi cho sự trao đổi thông tin giữa bên mua hàng và các phòng ban khác, thúc đẩy tiến trình công…
Mua hàng không chỉ phụ trách việc tìm nguồn hàng, mà còn phụ trách mối quan hệ với các nhà cung ứng, quản lý hợp đồng và quản lý tài sản. Việc nhận hàng hóa và dịch vụ nghe có vẻ đơn giản nhưng là lại là bước đầu tiên kiểm tra năng lực thực hiện của nhà cung ứng. Trong bài viết này, chúng tôi gợi ý một quy trình đơn giản đối với việc nhận hàng hóa/dịch vụ và lưu lại hiệu quả hoạt động của…
Đúng mức giá Cái đúng cuối cùng này thường là phần tập trung của các phòng mua hàng trên thế giới. Nhưng nhớ cân nhắc cái đúng này dưới góc độ của tổng chi phí sở hữu. Để đạt được yêu cầu đúng mức giá, các chuyên viên mua hàng cần phải tốt ở cả kỹ năng phân tích và kỹ năng mềm. Một vài kỹ năng cần có thời gian, khoảng vài năm mới trở lên thông thạo. Nhưng một khi đã thành thạo các…
Đúng thời gian và đúng địa điểm Hai cái đúng này yêu cầu cùng các kỹ năng: lập kế hoạch, trao đổi, cộng tác với nhà cung ứng và các bên liên quan khác Đối với các tổ chức áp dụng phương thức JIT (Just in time), 2 cái đúng này là cực kỳ cần thiết. Mọi sự sai sót đều không được chấp nhận. Thông tin giữa bên mua hàng và cung ứng cần được trao đổi rõ ràng và thường xuyên. Kế hoạch phải…
Đúng chất lượng Đúng chất lượng nghĩa là phù hợp với mục đích (fit for purpose). Một sản phẩm/dịch vụ mua vào phải giải quyết được đúng vấn đề mà bên mua hàng muốn. Sẽ là không phù hợp nếu sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng được mục đích đó. Đầu tiên, điều cần thiết nhất để đạt được đúng chất lượng là cần có tư duy giải quyết vấn đề. Bạn cần nhìn vào vấn đề, xác định nguyên nhân gốc rễ và tìm…
Các kỹ năng nào sẽ giúp chuyên viên mua hàng đạt được 5 cái đúng: đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng địa điểm, đúng thời gian và đúng giá? Đúng số lượng Trong bài viết trước, chúng ta đã biết tại sao chúng ta cần đảm bảo đúng số lương trong mua hàng. Câu hỏi đặt ra ở đây là làm sao để một chuyên viên mua hàng giúp công ty của họ đạt được điều đó. Bạn có thể đã đoán đúng: quản lý kho vận…
Đối với chuyên viên mua hàng, việc đạt được 5 cái đúng trong mua hàng là mục tiêu chủ chốt. Hiểu 5 cái đúng là một việc nhưng áp dụng chúng vào trong công việc hàng ngày là một câu chuyện khác. Việc này yêu cầu người mua hàng phải tinh thông một vài kỹ năng. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ không đi sâu vào giải thích các khái niệm nhưng sẽ đưa ra chi tiết các kỹ năng mà người mua…